1. 📋 Kiểm Soát Quy Trình và Vận Hành
-
Tuân thủ Quy trình: Đảm bảo tất cả nhân viên cửa hàng tuân thủ nghiêm ngặt các quy trình bán hàng, nhập/xuất hàng, bảo hành, và các quy định nội bộ khác.
-
Giám sát Hoạt động: Thường xuyên quan sát và giám sát các hoạt động hàng ngày (giao dịch, thu chi, sắp xếp hàng hóa, phục vụ khách hàng) để phát hiện và ngăn chặn các hành vi không phù hợp hoặc sai sót.
-
Kiểm tra Giấy tờ: Rà soát tính hợp lệ và đầy đủ của các chứng từ, hóa đơn, phiếu nhập/xuất kho, phiếu bảo hành/sửa chữa.
-
Kiểm tra Cơ sở vật chất: Đảm bảo hệ thống camera, thiết bị an ninh, hệ thống PCCC, và các công cụ làm việc khác hoạt động tốt.
2. 💰 Kiểm Soát Tài chính và Giao dịch
-
Kiểm tra Thu chi: Giám sát chặt chẽ hoạt động thu tiền mặt, chuyển khoản. Đảm bảo số tiền thực tế tại quầy khớp với báo cáo giao dịch (sổ sách, hệ thống POS).
-
Kiểm soát Chiết khấu/Khuyến mãi: Đảm bảo các chương trình giảm giá, chiết khấu được áp dụng đúng đối tượng, đúng thời điểm và có đầy đủ phê duyệt.
-
Xử lý Giao dịch Bất thường: Phát hiện và báo cáo ngay lập tức các giao dịch có dấu hiệu đáng ngờ, hủy hóa đơn không rõ lý do, hoặc các sai lệch lớn.
3. 📦 Kiểm Soát Hàng Hóa và Tồn kho
-
Kiểm kê Định kỳ: Tổ chức và thực hiện các đợt kiểm kê hàng hóa (Stock Count) đột xuất hoặc định kỳ (cuối ngày, cuối tuần, cuối tháng) để đối chiếu số lượng thực tế với hệ thống.
-
Kiểm soát Nhập/Xuất Kho: Giám sát quy trình giao nhận hàng hóa từ nhà cung cấp hoặc giữa các chi nhánh, đảm bảo hàng hóa được nhập đúng chủng loại, số lượng và chất lượng theo chứng từ.
-
Kiểm soát Hàng Hỏng/Lỗi: Theo dõi và kiểm tra quy trình xử lý hàng hỏng, hàng lỗi, hàng bảo hành trả về, đảm bảo được ghi nhận và xử lý đúng thủ tục.
-
Phân tích Thất thoát: Điều tra nguyên nhân gây ra sự chênh lệch tồn kho (Inventory Shrinkage) và đề xuất biện pháp khắc phục.
4. 📝 Báo Cáo và Đề xuất
-
Báo cáo Phát hiện: Lập báo cáo chi tiết về các vi phạm quy trình, sai sót trong giao dịch, chênh lệch tồn kho, hoặc các vấn đề an ninh đã phát hiện.
-
Đề xuất Cải tiến: Đề xuất các giải pháp, quy trình mới hoặc điều chỉnh quy trình hiện tại nhằm tăng cường tính kiểm soát, ngăn ngừa gian lận và tối ưu hóa hiệu quả hoạt động.
-
Lưu trữ Hồ sơ: Quản lý và lưu trữ hồ sơ kiểm soát, báo cáo, và các tài liệu liên quan một cách khoa học.
5. 🛡️ An ninh và Phòng ngừa Gian lận
-
Giám sát Hệ thống: Theo dõi các khu vực trọng yếu thông qua camera giám sát.
-
Điều tra: Phối hợp với quản lý và phòng ban liên quan (Kế toán, Nhân sự) để điều tra các vụ việc gian lận, trộm cắp nội bộ hoặc từ bên ngoài.
-
Nâng cao Nhận thức: Tổ chức hoặc tham gia vào các buổi huấn luyện để nâng cao nhận thức của nhân viên về an toàn, bảo mật và phòng chống gian lận.
ĐANG SOẠN
Chủ đề Hot
